Caso de éxito
El reto
Unas 30 sociedades recibían todas sus facturas en un único email, y alguien tenía que abrirlas, clasificarlas y controlarlas a mano antes de contabilizar.
+15.000
facturas al año recibidas por email que la IA lee, clasifica por sociedad y registra sin intervención manual
- Sector
- Hostelería y ocio
- Ubicación
- El Puerto de Santa María (Cádiz)
- Duración del proyecto
- Desde junio de 2025, en curso
El contexto
Grupo BanBan es un grupo hostelero de El Puerto de Santa María con unas 30 sociedades y 19 locales: pubs, beach clubs, restaurantes y un obrador. Cada local es una empresa fiscal distinta. Nos llamaron para descargar al departamento de administración, que gestionaba a mano todas las facturas del grupo. Empezamos por ahí y, desde entonces, hemos seguido con más departamentos.
Un día antes, un día ahora
Antes
- Todas las facturas llegaban al email de administración. Alguien las abría una a una y decidía a qué sociedad correspondía cada una.
- Nadie sabía con certeza qué facturas recurrentes faltaban (luz, agua, gas, alquiler) hasta que se notaba el hueco.
- Los extractos bancarios se descargaban, se limpiaban y se cruzaban con las facturas a mano.
- El cruce entre albaranes y facturas se hacía a mano, sin aviso de los albaranes pendientes de facturar.
Ahora
- La IA lee cada email, identifica la factura, la guarda en la carpeta de la sociedad receptora y la registra antes de contabilizar.
- Un listado avisa de los proveedores esenciales que todavía no han facturado y de cuántos días llevan sin hacerlo.
- Los extractos se depuran solos y los pagos se concilian automáticamente con sus facturas. Las reglas de cada banco se configuran en el panel.
- Los albaranes se cruzan con sus facturas y el sistema marca las discrepancias y los albaranes pendientes de facturar.
Lo que construimos
Un conjunto de automatizaciones con IA para administración, con un panel central. Incluye clasificación y registro de facturas desde el email, seguimiento de proveedores recurrentes, conciliación bancaria, conciliación de albaranes con facturas, envíos de email a proveedores, empleados y bancos, y un sistema de tickets de soporte con bgeneris. Administración trabaja cada día desde el panel y un Excel común de facturas, bancos y albaranes. Sobre esa base llegaron después compras, RRHH, intercompañía y analítica.
Cómo lo hicimos
Fase 1 · Desde junio de 2025
Administración
Facturas por email, proveedores, bancos, albaranes, emailing y panel.
Fase 2 · Primavera de 2026
Compras e inventarios
Por WhatsApp. En producción desde la primavera de 2026.
Fase 3
RRHH
Altas, bajas y cruce de nóminas con la vida laboral.
Fase 4
Conciliación intercompañía
En producción.
Fase 5
Analítica de compras y costes
Resultados
+15.000
facturas al año clasificadas y registradas automáticamente desde el email
1 → 5
departamentos: administración, compras, RRHH, intercompañía y analítica
los encargados de local gestionan pedidos y albaranes sin aprender ninguna aplicación nueva